Asianajotoimisto Lukkarila & Ahola Oy:n Tietosuojaseloste

 

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Asianajotoimisto Lukkarila & Ahola Oy
y-tunnus 0210545-5
Rovakatu 31 A 1
96200 Rovaniemi
016 346 203
toimisto@lukkarila-ahola.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sara Haulos
045 651 4493
sara.haulos@lukkarila-ahola.fi

Rekisterin nimi

Asianajotoimisto Lukkarila & Ahola Oy:n asiakasrekisteri.

Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa on tietoa siitä, mitä henkilötietoja kerätään ja kuinka tietoja käytetään tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietosuojaselosteessa on tietoa myös rekisteröityjen oikeuksista henkilötietoihin liittyen.

Henkilötietoja käsitellään aina voimassa olevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Lisäksi noudatetaan Suomen Asianajajaliiton ohjeistuksia.

Tämä tietosuojaseloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13 artiklan mukaisen informointivelvoitteen täyttämiseksi.

Muita kuin asiakkaita koskevia henkilötietoja käsitteellään soveltuvin osin alla esitettyjen periaatteiden ja lainsäädännön mukaisesti.

 

  1. Kerättävät henkilötiedot

Toimeksiannon yhteydessä tallennetaan asiakkaiden yksilöimiseen, toimeksiantojen hoitamiseen, laskutukseen ja asiakassuhteiden ylläpitämiseen tarvittavat henkilötiedot. Kerättäviä henkilötietoja ovat myös toimeksiannon hoitamista varten tarvittavat välttämättömät tiedot mm. todistajista ja asiakkaan vastapuolesta.

Rahanpesulain soveltamisalaan kuuluvien toimeksiantojen yhteydessä kerättäviä henkilötietoja voivat olla muut tietyt lakisääteiset tiedot, kuten tarpeelliset tiedot asiakkaan liiketoiminnasta, taloudellisesta asemasta ja poliittisesta vaikutusvallasta.

Ennen toimeksiannon syntymistä kerättäviä henkilötietoja mahdollisilta asiakkailta ovat asiakkaan perustiedot, kuten nimi- ja osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä mahdollisen asiakkaan itse antamat profilointitiedot. Mahdollisten yritysasiakkaiden tapauksessa kerätään tietoja yrityksen yhteyshenkilön em. tiedot.

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään. Henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä viranomaisilta ja muista luotettavista lähteistä lain sallimissa rajoissa.

 

  1. Perusteet kerättyjen tietojen käyttämiseen

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään oikeudellisten palveluiden tarjoamiseen, toimeksiannon hoitamiseen ja laskutukseen sekä näihin liittyvien lakisääteisten tehtävien toteuttamiseen. Lisäksi henkilötietoja käytetään asiakasviestintään.

Henkilötietojen käsittely perustuu toimiston ja asiakkaan väliseen toimeksiantosopimukseen tai toimiston oikeutettuun etuun, joka perustuu osapuolten väliseen asialliseen yhteyteen (asiakassuhteen hoitaminen). Kerättyjä henkilötietoja voidaan käsitellä myös lakimääräisten velvoitteidemme täyttämiseksi.

Henkilötietoja voidaan käyttää myös markkinointiin asiakkaan erillisen suostumuksen perusteella.

Tietoja voidaan käyttää myös petoksilta ja muilta rikoksilta, vaatimuksilta ja vastuilta suojautumiseksi, ja niiden tunnistamiseksi ja ennaltaehkäisemiseksi sekä sovellettavan lain noudattamiseksi.

 

  1. Kerättyjen tietojen käsittely ja jakaminen

Rekisterin tietoja käsitellään pääsääntöisesti toimiston henkilökunnan toimesta.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman suostumusta muutoin kuin laissa säädetyissä tapauksissa. Kirjanpito- ja tilintarkastustoimisto saavat nähdäkseen toimistossa syntyneen kirjanpitoaineiston. Lisäksi tietojärjestelmähuoltajat huoltavat säännöllisetsi tietojärjestelmiä. Edellä mainittujen palveluntarjoajien kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.

Henkilön tunnistetietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen siten, kuin lainsäädännössä tältä osin edellytetään.

Tietoja on oikeus käyttää ja luovuttaa, mikäli se on tarpeen lain, säädöksen tai laillisen pyynnön johdosta, teknologian suojaamiseksi, oikeusvaateilta puolustautumiseksi tai niiden esittämiseksi, organisaation, työntekijän tai yleisön oikeuksien, etujen tai turvallisuuden suojaamiseksi tai petoksen, muun rikoksen tai sääntöjen rikkomisen tutkimisen yhteydessä.

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU-alueen ulkopuolelle.

 

  1. Alaikäisten tietosuoja

Toimistossa käsitellään myös alaikäisten henkilötietoja. Alaikäisten henkilötietojen käsittely toteutetaan yleisen tietosuoja-asetuksen periaatteiden mukaisesti erityistä varovaisuutta noudattaen ja käsittelyyn pyydetään suostumus lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

 

  1. Tietoa rekisteröidyn oikeuksista

Pääsääntöisesti henkilötiedot ovat rekisteröidyltä itseltään toimeksiannon perustamiseksi ja hoitamiseksi vastaanotettuja tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää sähköpostitse yrityksen sähköpostiosoitteeseen (toimisto@lukkarila-ahola.fi). Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Pyyntö arvioidaan lainsäädännön ja Asianajajaliiton ohjeistuksissa edellytetyllä tavalla ja tarvittaessa pyydetään lisäselvitystä. Tietopyyntöön vastataan viimeistään tietosuoja-asetuksessa määrätyssä ajassa.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen korjaamista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Halutessaan hän voi rajoittaa henkilötietojen käsittelyn ainoastaan tietojen säilyttämiseen.

Edellä mainittujen lisäksi rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää rekisteröityä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle yritykselle. Oikeus saada tiedot poistetuksi on rajoitettua, eikä kyseistä oikeutta sovelleta esimerkiksi silloin, kun meillä on lakisääteinen velvollisuus säilyttää kyseiset tiedot tai jos henkilötietojen käsittely on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

On huomioitava, että tietojen antaminen ja käsittelyn salliminen voi tietyissä tilanteissa olla palvelun käyttöönoton tai käyttämisen edellytys ja joltain osin myös lakisääteinen velvoite. Toimisto varaa oikeuden keskeyttää palveluiden tarjoamisen tai estää pääsyn palveluihin, mikäli asiakas ei anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaatii niiden poistamista.

Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

Lopuksi todetaan selvyyden vuoksi, että rekisteröidyllä on oikeus kieltää omien henkilötietojen käyttö markkinointitarkoituksiin.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

 

  1. Tietoturva

Toimisto sitoutuu huolehtimaan asianmukaisista toimenpiteistä sen varmistamiseksi, että henkilötiedot ovat turvassa.

Ulkopuolisilla ei ole pääsyä tietojärjestelmiin, ja tiedot säilytetään aina palomuurilaitteistojen ja -ohjelmistojen, salasanojen sekä järjestelmävarmistusten takana.

Manuaalista aineistoa liittyen asiakkaiden henkilötietoihin säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain toimiston työntekijöillä, joilla kaikilla on oikeus käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä vuoksi sekä rekisterinpitäjän toimeksiannosta toimivalla palveluntarjoajalla. Asiattomien pääsy edellä mainittuihin tiloihin on estetty.

Tekniset, hallinnolliset ja fyysiset prosessit on suunniteltu suojaamaan henkilötiedot vahingossa tapahtuvalta, laittomalta tai luvattomalta häviämiseltä, tietoihin pääsyltä, luovuttamiselta, käytöltä, muuttamiselta tai tuhoamiselta. Järjestelmien suojaamisesta huolimatta, ei ole mahdollista taata, että internetsivu, tietokonejärjestelmä tai tietojen siirto internetin tai muun julkisen verkon välityksellä on täysin turvallinen.

 

  1. Tietojen tarkistaminen

Tietojen ajantasaisuutta seurataan kaikilla mahdollisilla ja kohtuullisilla toimenpiteillä. Tietojen muuttuessa päivitetään rekisteritiedot. Näin varmistetaan, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot tulee poistetuksi tai oikaistuksi.

 

  1. Henkilötietojen säilyttäminen

Tietojen säilytetään lainsäädännön ja Suomen Asianajajaliiton ohjeiden asettaman määräajan. Henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin se on toimeksiannon hoitamisen kannalta välttämätöntä. Toimeksiannon päätyttyä tietoja säilytetään kymmenen vuoden ajan, minkä jälkeen aineisto hävitetään tietoturvallisella tavalla, ellei tietojen säilyttäminen tätä pidempään ole lain edellyttämä tai lain nojalla sallittu.